In de meeste arbeidsovereenkomsten wordt standaard een geheimhoudingsbeding opgenomen. Op grond daarvan is het de werknemer verboden vertrouwelijke informatie met betrekking tot de werkgever te verspreiden. Waar moet rekening mee worden gehouden bij het opstellen van een dergelijk geheimhoudingsbeding? Welke maatregelen kunt u als werkgever treffen teneinde de nakoming van geheimhoudingsverplichtingen te waarborgen? En in hoeverre is de in 2016 aangenomen Europese Richtlijn Bedrijfsgeheimen hierop van invloed?

Vooropgesteld moet worden dat uit de arbeidsovereenkomst reeds een geheimhoudingsverplichting voortvloeit voor werknemers. De wet schrijft voor dat een werknemer zich als een goed werknemer dient te gedragen.[1] De Hoge Raad heeft in 2012 uitdrukkelijk geoordeeld dat dit met zich brengt dat een werknemer in beginsel tegenover zijn werkgever is gehouden tot discretie en loyaliteit.[2] Voor bepaalde beroepsgroepen, zoals artsen en advocaten,[3] gelden daarnaast specifieke geheimhoudingsverplichtingen, evenals voor leden van de ondernemingsraad.[4] Als gevolg van de Europese Richtlijn Bedrijfsgeheimen zal binnenkort bovendien een uitdrukkelijke wettelijke plicht tot geheimhouding van bedrijfsgeheimen worden ingevoerd. Hier ga ik dadelijk verder op in.

Het bovenstaande neemt overigens niet weg dat een werknemer onder omstandigheden wettelijk verplicht kan zijn bepaalde informatie over de werkgever te delen. In de zojuist genoemde zaak bij de Hoge Raad stelde de werknemer bijv. dat hij onder meer op grond van de Wet financieel toezicht (Wft) persoonlijk gehouden was tot het melden van een belangenconflict aan een cliënt van zijn werkgever. Volgens de Hoge Raad had de rechter (in hoger beroep) onvoldoende gemotiveerd waarom de werknemer, ondanks deze wettelijke plicht, nog steeds gehouden was tot geheimhouding op dit specifieke punt.

Kortom, een werknemer is op grond van de arbeidsovereenkomst gehouden tot geheimhouding van bepaalde bedrijfsgegevens. Door middel van een geheimhoudingsbeding kan deze verplichting nader worden ingevuld c.q. worden aangevuld. Bovendien heeft het opnemen van een geheimhoudingsbeding in de arbeidsovereenkomst ook een preventieve werking. Een werknemer wordt bewust gemaakt van het feit dat hij bij zijn werkzaamheden kennis zal nemen van vertrouwelijke informatie en dat hij deze informatie geheim dient te houden.

Een andere reden om een geheimhoudingsbeding overeen te komen, is dat de werkgever in dat geval een boetebeding kan koppelen aan het niet nakomen van de geheimhoudingsverplichting.[5] Schendt de werknemer vervolgens zijn geheimhoudingsplicht, dan kan de werkgever betaling van een boete vorderen. Voor het vorderen van een boete hoeft de werkgever niet te bewijzen dat hij schade heeft geleden als gevolg van het handelen in strijd met het geheimhoudingsbeding (en hoe hoog die schade is). Dat kan nuttig zijn daar het in de praktijk doorgaans lastig is aan te tonen wat de concrete schade is geweest van het ‘lekken’ van vertrouwelijke informatie. Let wel op dat een rechter een boete kan matigen indien daartoe aanleiding is.

Voor geheimhoudingsbedingen gelden geen wettelijke vormvoorschriften.[6] Het is echter aan te raden ten eerste duidelijk te omschrijven wat verstaan wordt onder vertrouwelijke informatie c.q. bedrijfsgeheimen. Doorgaans wordt afgesproken dat dit alle informatie bevat die door de werkgever is voorzien van een opschrift of andere aanduiding waaruit het vertrouwelijke karakter blijkt. Daarnaast kan sprake zijn van vertrouwelijke informatie als uit de aard van de informatie (redelijkerwijs) blijkt dat sprake is van een vertrouwelijk karakter.

Verder is het belangrijk duidelijk af te spreken wat de geheimhoudingsverplichting van de werknemer concreet inhoudt. Dit kan bijv. betekenen dat de werknemer vertrouwelijke informatie niet deelt met andere personen, met uitzondering van personen binnen de eigen organisatie die daartoe geautoriseerd zijn (‘need to know’-basis). Daarnaast kan dit betrekking hebben op de manier waarop omgegaan wordt met vertrouwelijke informatie, bijv. het opslaan (zowel fysiek als digitaal) van bestanden en dossiers, het kopiëren daarvan, het al dan niet versleuteld verzenden van bestanden, etc. Sommige organisaties hebben op dit punt al beleid ontwikkeld – in dat geval kan het raadzaam zijn bij het eigen interne beleid aan te sluiten.

Voor bepaalde vertrouwelijke informatie kan een uitzondering worden gemaakt op de geheimhoudingsverplichting van de werknemer. Bijv. als de informatie al in het publieke domein is, mits dit niet het gevolg is van een schending door de werknemer van zijn geheimhoudingsplicht. Eenzelfde uitzondering kan worden gemaakt voor vertrouwelijke informatie die al bij de werknemer bekend was vóór het overeenkomen van het geheimhoudingsbeding, alsmede informatie die door de werknemer zelf – onafhankelijk van de werkgever – is verkregen. Voor werkgevers is het belangrijk hierbij af te spreken dat de werknemer in een voorkomend geval zal moeten aantonen dat sprake is van een uitzonderingssituatie.

Tot slot is het aan te raden duidelijk af te spreken dat de geheimhoudingsverplichting zowel gedurende als na afloop van de arbeidsovereenkomst van kracht is. Wordt met de werknemer in een later stadium een vaststellingsovereenkomst gesloten strekkende tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst, let dan op dat het geheimhoudingsbeding wordt uitgezonderd van de finale kwijting (veronderstellende dát over en weer finale kwijting wordt verleend).

Dit kan op verschillende manieren. Een preventieve maatregel kan zijn om met de werknemer een concurrentiebeding en/of een relatiebeding af te spreken. Een werknemer mag dan na beëindiging van de arbeidsovereenkomst gedurende een bepaalde periode geen werkzaamheden verrichten voor concurrenten van de werkgever resp. geen contacten onderhouden met bepaalde relaties van de werkgever. Let op dat hiervoor wel specifieke wettelijke vereisten gelden. Aan een concurrentie- en/of relatiebeding kan ook een boetebeding worden gekoppeld.

Blijkt de werknemer toch in strijd te hebben gehandeld met zijn geheimhoudingsverplichting, dan kan het aan te raden zijn een zogenoemd ‘bewijsbeslag’ te leggen.[7] Dat houdt in dat bepaalde gegevens of gegevensdragers, bijv. een server, feitelijk in beslag worden genomen. Hiervoor is voorafgaande toestemming (verlof) vereist van de rechter. Dit kan een oplossing bieden als de werknemer bijv. vertrouwelijke informatie heeft gekopieerd naar zijn privé computer. Met deze maatregel kan worden voorkomen dat deze informatie wordt gewist en zodoende bewijs van de schending van de geheimhoudingsverplichting wordt vernietigd. Is eenmaal beslag gelegd op bewijs, dan zal in een aparte procedure moeten worden verzocht om inzage in het in beslag genomen bewijs.

Vervolgens kan een werkgever de rechter verzoeken de werknemer te veroordelen tot nakoming van zijn geheimhoudingsverplichtingen, zo nodig in combinatie met het opleggen van een dwangsom. Deze maatregel kan ook in een kort geding procedure, bij wijze van voorlopige maatregel, worden gevorderd. Verder kan de werkgever een schadevergoeding vorderen of,[8] indien een boetebeding overeengekomen is, betaling van verbeurde boetes.

Is de werknemer nog in dienst, dan kan de werkgever eveneens een ontslag op staande voet overwegen. Op grond van de wet wordt het bekendmaken van bijzonderheden aangaande het bedrijf van de werkgever, die de werknemer behoorde geheim te houden, gezien als een dringende reden voor ontslag.[9] Let op dat aan een ontslag op staande voet zeer strenge eisen worden gesteld. Daarnaast kan eventueel aangifte worden gedaan – het opzettelijk bekendmaken van vertrouwelijke bedrijfsgegevens kan onder omstandigheden ook strafbaar zijn.[10] Heeft de werknemer de vertrouwelijke informatie gedeeld met zijn nieuwe werkgever, dan kan tevens worden overwogen maatregelen te treffen jegens de nieuwe werkgever.

Op 8 juni 2016 is een nieuwe Europese richtlijn aangenomen met betrekking tot het beschermen van bedrijfsgeheimen.[11] De richtlijn strekt tot harmonisatie van wetgeving met betrekking tot de bescherming van niet-openbaar gemaakte knowhow en bedrijfsinformatie (‘bedrijfsgeheimen’). Volgens de Europese wetgever zijn er relevante verschillen in de rechtsbescherming van bedrijfsgeheimen in de verschillende lidstaten, wat ten koste gaat van de effectiviteit van deze regels. Met het oog daarop, alsmede gezien het feit dat innovatieve bedrijven steeds meer worden blootgesteld aan oneerlijke praktijken gericht op het verkrijgen van bedrijfsgeheimen, heeft de Europese wetgever besloten een richtlijn hiervoor aan te nemen.

Ter implementatie van de richtlijn is in november vorig jaar een wetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer (wetsvoorstel Wet bescherming bedrijfsgeheimen). Het voorstel is momenteel in behandeling. In de wet zal o.a. een definitie worden opgenomen van het begrip ‘bedrijfsgeheim’ en zal worden bepaald onder welke omstandigheden het verkrijgen, gebruiken of openbaar maken daarvan onrechtmatig is. Ook is in de wet bepaald welke maatregelen de benadeelde kan treffen, zoals een verbod op het openbaar maken van de bedrijfsgeheimen, inbeslagname en eventueel terugroepen (recall) van o.a. goederen die geproduceerd zijn met behulp van onrechtmatig verkregen bedrijfsgeheimen, etc.

Belangrijk aandachtspunt is bovendien dat indien een procedure wordt gestart m.b.t. bedrijfsgeheimen, de rechter op verzoek van de benadeelde partij bepaalde informatie als vertrouwelijk kan aanmerken. Geen van de betrokken partijen mag deze informatie dan openbaar maken. Zodoende kan een procedure ‘achter gesloten deuren’ worden gevoerd. Daarmee wordt een belangrijke drempel voor het starten van dergelijke procedures weggenomen.

Hoewel uit de wet in principe volgt dat een werknemer gehouden is tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie m.b.t. de werkgever, welke verplichting met het wetsvoorstel Wet bescherming bedrijfsgeheimen verder zal worden ingevuld, is het over het algemeen aan te raden alsnog een geheimhoudingsbeding op te nemen in de arbeidsovereenkomst. Belangrijk is om dit beding daarnaast zorgvuldig op te stellen zodat discussie achteraf kan worden voorkomen. Verder is het aan te bevelen hiervoor zo nodig juridisch advies in te winnen.