Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst is het vanzelfsprekend dat de werknemer alle nog in zijn bezit zijnde bedrijfseigendommen teruggeeft aan de werkgever. Denk aan de sleutels van het kantoor, verstrekte gereedschappen, bedrijfskleding, laptop, mobiele telefoon en wellicht een bedrijfsauto.

Mits dit duidelijk is afgesproken, vallen hier in principe ook alle (al dan niet digitale) bedrijfsdocumenten onder die de werknemer nog in zijn bezit heeft. Daarbij kan je denken aan presentaties, uitgebrachte offertes, contracten, personeelsoverzichten, zakelijke correspondentie, enzovoort. In feite alles wat met de werkgever te maken heeft. Het uitgangspunt is dat deze informatie terug moet naar de werkgever en dat de werknemer daar geen kopie van mag behouden. En ook dat is redelijk vanzelfsprekend.

In de meeste gevallen wordt dit al bij indiensttreding geregeld via een ’teruggavebeding’. Zo’n beding verplicht de werknemer bedrijfseigendommen en bedrijfsdocumenten terug te geven bij uitdiensttreding (of op eerste verzoek van de werkgever, afhankelijk van wat afgesproken is). Het is aan te raden om ook (schriftelijk) een boete te stellen op niet-nakoming hiervan. Daar kom ik straks nog op terug.

Goed om te weten is dat de verplichting om bedrijfsdocumenten terug te geven (en dus niet te bewaren) in wezen kan worden beschouwd als een verlengstuk van het geheimhoudingsbeding. Dat is de clausule op grond waarvan, kort gezegd, de werknemer vertrouwelijke bedrijfsinformatie geheim moet houden. Door de werknemer te verplichten bedrijfsdocumenten terug te geven na ontslag, wordt de kans verkleind dat de werknemer (opzettelijk of per ongeluk) vertrouwelijke bedrijfsinformatie deelt met anderen.

Dat gezegd hebbende, informatie die eenmaal in iemands hoofd zit, is natuurlijk moeilijk te verwijderen (tenzij brainwashing ooit wordt uitgevonden). Maar het risico op bijvoorbeeld het verlies van een USB-stick met vertrouwelijke klantgegevens na het vertrek van de werknemer wordt wel beperkt door de werknemer te verplichten tot teruggave daarvan.

Belangrijk in dit verband is ook de Wet bescherming bedrijfsgeheimen (Wbb). Deze wet verbiedt het onrechtmatig verkrijgen, gebruiken en openbaar maken van bedrijfsgeheimen. Als werkgever kan je overwegen om ook hier een beroep op te doen in het geval een werknemer vertrouwelijke bedrijfsdocumenten in zijn bezit blijkt te hebben gehouden.

Op basis van deze wet kan je als werkgever verschillende maatregelen (laten) treffen, zoals het verkrijgen van een gerechtelijk bevel om het gebruik of de openbaarmaking van bedrijfsgeheimen te stoppen, het eisen van schadevergoeding en het opleggen van andere passende maatregelen, zoals het vernietigen of teruggave van inbreukmakend materiaal.

Op papier klinkt dit allemaal vrij simpel en logisch. Maar in de praktijk is het handhaven van de verplichting om bedrijfsdocumenten terug te geven (en niet te behouden) niet altijd even gemakkelijk.

Ten eerste kunnen werknemers na ontslag ook onbedoeld nog vertrouwelijke bedrijfsinformatie in hun bezit hebben (niet elke werknemer heeft kwade intenties, hoewel dat soms anders lijkt als je de gepubliceerde rechtspraak hierover leest).

Bovendien beschik je als werkgever meestal maar over beperkte middelen om te controleren of een werknemer daadwerkelijk voldoet aan zijn verplichting tot teruggave en geheimhouding.

Dat gezegd hebbende, zijn er zeker indicatoren die erop kunnen duiden dat een werknemer vertrouwelijke informatie heeft gedeeld met derden. En daar kan je dus ook op letten als werkgever.

Voorbeelden hiervan zijn ongeoorloofde toegang tot bepaalde databases of het grootschalig opslaan of bekijken van vertrouwelijke bedrijfsgegevens vlak voor ontslag. Ook het feit dat bepaalde vertrouwelijke informatie kort na het ontslag plotseling opduikt bij een concurrent waar de werknemer werkzaam is, is een belangrijke indicator.

Technisch gezien is het overigens mogelijk om de toegang tot vertrouwelijke bedrijfsinformatie te beperken en om informatie te classificeren en versleutelen. Sommige werkgevers gebruiken ook monitoringtools die het gedrag van werknemers in kaart brengen om mogelijke datalekken in een vroeg stadium te kunnen signaleren. Het implementeren van een dergelijke monitoringapplicatie kan overigens wel in strijd zijn met het recht op privacy op de werkplek.

Een recente uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland (15 mei 2023, ECLI:NL:RBMNE:2023:2180) biedt een goed praktijkvoorbeeld. In dit geval hadden werkgever en werknemer bij het beëindigen van de arbeidsovereenkomst afgesproken dat de werknemer binnen 14 dagen “alle bedrijfseigendommen” moest teruggeven aan de werkgever.

De werknemer had dit echter nagelaten. Zij bleek een kopie van de mailbox van haar werkgever te hebben bewaard zonder dit aan de werkgever te melden. Als reden voerde zij (later) aan dat zij destijds vermoedde dat zij deze gegevens nog nodig zou gaan hebben om zich tegen de werkgever te verdedigen. Dit omdat er nog meerdere procedures liepen tussen de werkgever en de ex-werknemer. De werkgever ontdekte dit overigens ook pas toen vertrouwelijke bedrijfsinformatie plotseling opdook in een van deze procedures.

De werkgever eiste daarop in kort geding een bevel tot teruggave van de door de werknemer gemaakte back-up, evenals alle andere bedrijfseigendommen die de werknemer nog in haar bezit had.

De rechter stelde de werkgever in het gelijk. De werknemer moest uiteindelijk alle documenten, inclusief de gemaakte back-up, teruggeven en mocht vanzelfsprekend geen kopieën daarvan behouden. Dit overigens met uitzondering van de documenten die ze al had ingediend in de (andere) juridische procedures. Die waren al ‘openbaar’ gemaakt om het zo maar te zeggen en de werknemer werd niet verplicht om ook deze documenten te vernietigen (dat zou ook praktisch onmogelijk zijn). Verder werd de werknemer veroordeeld om aan de werkgever een overzicht te verstrekken van de partijen aan wie ze vertrouwelijke informatie had verstrekt, welke informatie het betrof en wanneer dit was gebeurd.

Daarbij kreeg de werkgever overigens het voordeel van de twijfel. Afgesproken was namelijk alleen dat de werknemer ‘alle bedrijfseigendommen in de ruimste zin van het woord die bij [werknemer] in bezit zijn’ moest teruggeven. Over bedrijfsdocumenten was strikt genomen niets afgesproken.

De rechter oordeelde daarover:

Omdat in artikel 13 ook staat dat [gedaagde] ‘alle’ bedrijfseigendommen moet inleveren ‘in de ruimste zin van het woord’ kan het niet anders dan dat partijen bedoeld hebben dat [gedaagde] ook deze mailbox met inhoud en eventuele verdere gegevens van [eiseres sub 1 (B.V.)] c.s. moest afstaan. Dat digitale informatie geen ‘zaak’ is waarop goederenrechtelijk eigendom kan rusten, is geen reden om die afspraak anders te interpreteren.

De werkgever kwam er goed mee weg. Toch is het aan te raden om duidelijk af te spreken dat de teruggaveverplichting ook ziet op bedrijfsdocumenten. Daarmee kan je discussie achteraf voorkomen.

Verder is het ook sterk aan te raden om op voorhand contractueel een boete te stellen op het niet nakomen van de teruggaveverplichting.

Ten eerste is de schade die een werkgever lijdt als gevolg van het door een werknemer onrechtmatig delen van vertrouwelijke informatie vaak moeilijk concreet te maken. Een contractuele boete kan een oplossing bieden daarvoor.

Ten tweede kan een schending van een teruggave- en geheimhoudingsverplichting naar zijn aard praktisch nooit meer ongedaan gemaakt worden. Eenmalig gelekte informatie blijft ‘gelekt’ om het zo maar te zeggen.

Of zoals een van mijn docenten vroeger zie: ‘You can’t put the toothpaste back in the tube’. Dit betekent dat je als werkgever vaak alleen nog maar een schadevergoeding kan vorderen. Een boeteclausule kan daarbij enorm helpen.