Als werkgever krijg je vroeg of laat te maken met zieke medewerkers. Naast de uitdaging om je team draaiende te houden, brengt dit ook verantwoordelijkheden met zich mee op het gebied van re-integratie. Voldoe je niet aan de wettelijke regels en blijft een werknemer langdurig ziek, dan kan het UWV na twee jaar ziekte een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je een zieke medewerker nog maximaal een jaar langer het loon moet blijven doorbetalen. Wat houdt een loonsanctie precies in, en hoe voorkom je deze? In dit blog bespreken we alles wat je moet weten.

Wat is een loonsanctie?

Een loonsanctie is een maatregel die het UWV kan opleggen als, bij het beoordelen van een aanvraag van een zieke werknemer voor een WIA-uitkering, blijkt dat de werkgever te weinig inspanningen heeft geleverd voor de re-integratie van een zieke werknemer. Een loonsanctie houdt in dat je als werkgever verplicht bent langer het loon door te betalen, bovenop de standaard loondoorbetalingsperiode van twee jaar. Ook mag je de medewerker gedurende deze periode niet ontslaan.

WIA-aanvraag en het re-integratieverslag

Hoe gaat dit in zijn werk? Belangrijk om te weten is dat een werknemer die langdurig arbeidsongeschikt is, vanaf een bepaald moment een WIA-uitkering moet aanvragen bij het UWV. Het UWV brengt dit standaard onder de aandacht van de zieke werknemer in week 88, gerekend vanaf de eerste ziekmelding. Als werkgever ben je vervolgens verplicht om uiterlijk in week 90 samen met de werknemer het re-integratieverslag (RIV) op te stellen.

Wat staat er in het re-integratieverslag?

Het re-integratieverslag bevat onder andere:

1. Administratieve gegevens van werknemer, werkgever en bedrijfsarts of arbodienst.
2. Gegevens over het bedrijf en de functie van de werknemer.
3. Bekwaamheden en beperkingen van de werknemer.
4. Oordelen en adviezen van de bedrijfsarts of arbodienst.
5. Het plan van aanpak en evaluaties daarvan.
6. Actuele oordelen over de arbeidsrelatie en re-integratiemogelijkheden.

Het proces rondom de WIA-aanvraag

Na ontvangst van het re-integratieverslag moet de werknemer uiterlijk in week 92 een WIA-aanvraag indienen bij het UWV. Hierbij voegt de werknemer het re-integratieverslag en medische informatie toe. Als werkgever kun je een vertraging in de aanvraag voorkomen door tijdig alle benodigde stukken te verstrekken aan de werknemer. Het is vaak ook mogelijk om stukken uit het re-integratieverslag rechtstreeks bij het UWV in te dienen.

Gevolgen van te late WIA-aanvraag

Als de werknemer de aanvraag te laat indient, kan dit leiden tot een verlenging van de loondoorbetalingsverplichting voor jou als werkgever. Een werknemer moet dan echter wel kunnen uitleggen waarom hij de WIA-aanvraag te laat heeft ingediend. Heeft de werknemer een deugdelijke grond hiervoor gehad (bijvoorbeeld een te laat door de werkgever aangeleverd re-integratieverslag), dan komt de vertraging voor rekening en risico van de werkgever. Zo nee, dan is het risico voor de werknemer.

Redenen voor een loonsanctie

Zodra de WIA-aanvraag compleet is, beoordeelt het UWV het re-integratieverslag. Het UWV kan vervolgens een loonsanctie opleggen als bijvoorbeeld blijkt dat:

• Het tweede spoor (re-integratie buiten de eigen werkgever) te laat is ingezet door de werkgever.
• Er onvoldoende inspanningen zijn geleverd voor re-integratie binnen de eigen organisatie (eerste spoor).
• Het plan van aanpak te laat of niet is opgesteld.

Rol van de bedrijfsarts of arbodienst

Als werkgever moet je je laten bijstaan door een bedrijfsarts of arbodienst. Hoewel hun advies leidend is, blijft de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de re-integratie bij de werkgever. Eventuele fouten van de bedrijfsarts of arbodienst kunnen niet als excuus dienen bij het UWV.

Hoe voorkom je een loonsanctie?

Er zijn verschillende manieren om een loonsanctie te voorkomen:

1. Houd ten eerste het verzuimdossier op orde: Zorg voor een tijdige probleemanalyse, een plan van aanpak en regelmatige evaluaties en bijstellingen.
2. Schakel tijdig over naar het tweede spoor: Doe dit als er na het eerste ziektejaar geen zicht is op herstel binnen de eigen organisatie, zo nodig parallel aan re-integratie eerste spoor.
3. Vraag eventueel een deskundigenoordeel aan: Controleer tussentijds bij het UWV of je inspanningen voldoende zijn.
4. Wees alert op deadlines: Noteer belangrijke data, zoals de uiterste indieningstermijnen voor het re-integratieverslag en de WIA-aanvraag. Noteer ook de datum waarop de wachttijd van 104 weken (inclusief eventuele verlenging) eindigt – dit is namelijk ook de laatste datum waarop het UWV nog een loonsanctie mag opleggen. Is het UWV te laat, dan mag het UWV geen loonsanctie meer opleggen.
5. Werk samen met professionals: Betrek HR-professionals en bedrijfsartsen om de re-integratie te monitoren.

Wat te doen bij een loonsanctie?

Ook wanneer het UWV onverhoopt een loonsanctie oplegt, zijn er manieren om de schade te beperken:

• Breng de oorzaak in kaart: Analyseer waarom de loonsanctie is opgelegd en welke tekortkomingen het UWV heeft vastgesteld.
• Dien een bekortingsverzoek in: Als het tweede spoor bijvoorbeeld te laat is ingezet, kun je de loonsanctie mogelijk laten verkorten door het UWV zodra je je tekortkoming hebt hersteld.
• Maak bezwaar: Ben je het niet eens met de beslissing, dan kun je bezwaar aantekenen en eventueel beroep instellen.

Financieel overzicht bij loonsanctie

Tijdens een loonsanctie moet je als werkgever 70% van het loon blijven doorbetalen, voor zover het loon niet meer bedraagt dan het wettelijk maximum dagloon. Het wettelijk maximum dagloon bedraagt nu EUR 290,67 bruto per dag. Dit is EUR 6.322 bruto per maand en 70% daarvan is EUR 4.425,40 bruto per maand. Controleer de gemaakte afspraken over doorbetaling van loon tijdens ziekte. Hoewel vaak wordt afgesproken dat in de eerste 104 weken van ziekte (de eerste twee jaar) meer wordt doorbetaald dan het wettelijk minimum, wordt dat voor het ‘derde ziektejaar’ (de periode van de loonsanctie) vaak niet gedaan. Dit kan betekenen dat een werknemer er in het derde ziektejaar – tijdens de loonsanctie – er qua inkomen fors op achteruit gaat.

Conclusie

Een loonsanctie kan grote gevolgen hebben voor werkgevers. Door tijdig en zorgvuldig te handelen, kun je deze sanctie voorkomen of beperken. Zorg voor goede begeleiding van het re-integratieproces, schakel tijdig over naar het tweede spoor en houd alle deadlines in de gaten. Zo minimaliseer je het risico op extra kosten en behoud je een goede verstandhouding met je medewerkers.