Deze Klachtenregeling is ook te downloaden als PDF bestand.

1. BEGRIPSOMSCHRIJVING

klacht – elke redelijkerwijs als zodanig aan te merken, mondeling of schriftelijk gedane uitlating van ongenoegen betreffende de dienstverlening door de advocaat, door of namens de cliënt kenbaar gemaakt.

klager – de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht uit.

klachtenprocedure – de op het kantoor gehanteerde procedure voor behandeling van klachten.

klachtenregeling – dit document, zijnde de schriftelijke weergave van de op het kantoor gehanteerde klachtenprocedure.

klachtenfunctionaris – de persoon, niet zijnde de advocaat tegen wie de klacht is gericht, aan wie de behandeling van de klacht is overgedragen.

klachtenregistratieformulier – een intern te gebruiken formulier ter uitvoering van de in de klachtenregeling vastgelegde procedure.

2. DOELSTELLINGEN

De doelstellingen van de klachtenregeling zijn

  1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen.
  2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen.
  3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling.
  4. medewerkers trainen in cliëntgericht reageren op klachten.
  5. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtenbehandeling en klachtenanalyse.

3. INFORMEREN VAN DE CLIËNT

In de algemene voorwaarden van dit kantoor is melding gemaakt van het bestaan van een interne klachtenregeling. Indien een cliënt melding maakt van een klacht met betrekking tot de dienstverlening, wijst de advocaat er op dat het kantoor een klachtenregeling kent en stelt de cliënt op verzoek een afschrift van deze regeling ter hand.

4. DE INTERNE KLACHTENPROCEDURE

  1. Wanneer een cliënt op enigerlei wijze het kantoor benadert met een klacht dan dient de betrokken advocaat daarvan in kennis te worden gesteld.
  2. De betrokken advocaat tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na raadpleging van de klachtenfunctionaris.
  3. De betrokken advocaat respectievelijk de klachtenfunctionaris draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van de klacht met inachtneming van de onderhavige klachtenregeling.
  4. Geheimhouding dient onder alle omstandigheden te zijn gewaarborgd.
  5. De beslissing op de klacht wordt aan de cliënt medegedeeld.

5. REGISTRATIE EN CLASSIFICATIE VAN DE KLACHT

  1. Alle klachten worden geregistreerd volgens het klachtenregistratieformulier.
  2. De klachtenfunctionaris registreert en classificeert de klacht.
  3. De klacht wordt geclassificeerd
    • naar wijze van indiening als
      1. mondeling
      2. schriftelijk
    • naar aard van de klacht volgens onderstaande categorieën
      1. klachten over werkwijze van/bejegening door de advocaat
      2. klachten over juridisch-inhoudelijke aspecten van de dienstverlening
      3. klachten over financiële aspecten van de dienstverlening
      4. klachten over praktijkvoering in het algemeen
  4. Een klacht kan in meerdere klassen worden ingedeeld.
  5. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de betrokken advocaat en de klachtenfunctionaris het Klachtenregistratieformulier.

6. VERANTWOORDELIJKHEDEN

  1. De betrokken advocaat en daarna de klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de behandeling en afhandeling van de klachten.
  2. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor een volledige invulling van het klachtenregistratieformulier.
  3. De betrokken advocaat houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte van de verdere afhandeling van de klacht.
  4. De klacht dient binnen vier weken schriftelijk door het kantoor afgehandeld te zijn.
  5. De klachtenfunctionaris zorgt voor een reactie naar de klager.
  6. De klachtenfunctionaris houdt het klachtendossier bij.

7. INTERN BESPREKEN

  1. Eenmaal per jaar worden de klachtengegevens op basis van een analyse op het kantoor besproken.
  2. Eventuele maatregelen ter verbetering van de dienstverlening en ter voorkoming van nieuwe klachten worden voorbereid en gepland.

8. PREVENTIEVE ACTIE

  1. Op grond van de jaarlijkse analyse zoals genoemd in artikel 8.1 beslist het kantoor over de te nemen preventieve maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.
  2. De te nemen maatregelen worden gezamenlijk met de analyse gepresenteerd in de kantoorvergadering.

Deze klachtenregeling is gewijzigd op 28 december 2014. De maatschap Zilver Advocaten behoudt zich het recht voor deze regeling te wijzigen.